Executive Summary là một yếu tố quan trọng trong kinh doanh. Thiếu đi yếu tố này hoạt động kinh doanh sẽ trở nên rời rạc, không đạt được như mục tiêu đã đề ra. Vậy Executive Summary là gì? Để trả lời câu hỏi này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu một số thông tin trong bài viết dưới đây nhé!
Executive Summary là gì?
Executive Summary là gì? Đây là thuật ngữ được dùng để chỉ phần tóm tắt của một tài liệu trong dự án nào đó ví dụ như báo cáo kinh doanh, kế hoạch sản xuất… Thông qua Executive Summary, ban quản lý cấp cao có thể nắm được những thông tin chính về dự án mà không cần phải đọc hết toàn bộ các tài liệu liên quan. Executive Summary quyết định đến hơn một nửa tỷ lệ thành công của dự án.
Một bản Executive Summary thường chỉ có độ dài khoảng hai mặt giấy. Nếu quá dài thông tin sẽ bị loãng người đọc khó nắm bắt hơn. Executive Summary phải chắt lọc được thông tin mà dự án muốn truyền đạt vì vậy khi soạn thảo cần phải cố rút gọn nội dung hết sức có thể. Rút gọn nội dung có nghĩa là chỉ lấy ý chính chứ không phải là chọn ngẫu hứng và tự do các thông tin, làm mất đi các yếu tố quan trọng. Lời văn viết Executive Summary phải dễ hiểu, súc tích và truyền cảm hứng cho người đọc.
Hướng dẫn viết Executive Summary đúng chuẩn
Executive Summary để viết hoàn chỉnh không phải quá khó nhưng đòi hỏi người viết phải nắm chắc được nội dung dự án và thông điệp mà dự án muốn chuyển tải. Một Executive Summary chuẩn cần phải tuân theo các bước làm như sau:
Giới thiệu tổng quát về doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong quá trình thiết kế ra một Executive Summary là phải nêu ra được một số thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Ví dụ như tên, lĩnh vực hoạt động, địa điểm, thông tin liên hệ, người sáng lập, tốc độ phát triển của doanh nghiệp… Quá trình hình thành mỗi doanh nghiệp sẽ trải qua nhiều biến cố, nhiều sự kiện khác nhau. Người viết Executive Summary phải biết thu gọn thông tin sau cho phù hợp nhất.
Khách hàng hay bất kỳ ai tìm hiểu các thông tin tổng quan về doanh nghiệp đều hy vọng sẽ nhanh chóng nắm được thông tin. Vì vậy Executive Summary cần phải đi sâu vào phân tích các mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ… theo nhu cầu khách hàng. Tuy nhiên thông tin cung cấp không nên quá dài tránh phản tác dụng.
Đề cập đến mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp
Phần tiếp theo trong Executive Summary cần phải đề cập đến mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Qua đó khái quát được các thông tin liên quan đến thị trường hiện tại và lợi thế doanh nghiệp của bạn đang nắm được. Đừng quên bổ sung thêm các rủi ro và thách thức. Bởi các yếu tố này nắm vai trò dự báo những ảnh hưởng có thể xảy ra trong tương lai để doanh nghiệp có thể đưa ra giải pháp phù hợp nhất.
Chiến lược kinh doanh được xây dựng dựa trên những điểm mạnh của công ty. Vậy nên khi thiết kế Executive Summary hãy khéo léo đưa vào đó tính linh hoạt trong các điểm mạnh mà công ty bạn sở hữu. Phân tích sâu vào các điểm mạnh sẽ tạo nên sự hứng thú với các độc giả trong các phần còn lại của dự án.
Những hoạt động nổi bật
Một doanh nghiệp muốn xây dựng được uy tín thì phải có một hay một số thành tựu nào đó nổi trội. Một Executive Summary đương nhiên cũng sẽ không thể thiếu được yếu tố này. Trong phần này, bạn có thể nhắc đến tốc độ phát triển của công ty, số lượng khách hàng, sản phẩm hay bất kỳ dịch vụ nào đó được đông đảo mọi người biết đến. Bước này sẽ giúp người đọc có cái nhìn tin tưởng hơn về dự án cũng như công ty bạn.
Đưa ra các yếu tố mang tính chất dự báo
Các dư báo này có thể là sự phát triển về quy mô doanh nghiệp sau 2 đến 5 năm, sản phẩm có được nhiều người sử dụng hay không, sản phảm có đáp ứng được nhu cầu thị trường không… Phần này nên đặt trong đoạn gần cuối của một Executive Summary. Hoặc bạn cũng có thể thay phần này bằng nhu cầu đầu tư của doanh nghiệp trong tương lai đều được. Miễn sao cách dẫn dắt lôi cuốn người đọc.
Phần này bạn nên viết sao cho nội dung có thể tóm lược được loại hình kinh doanh, mức độ thành công và định hướng phát triển. Đây sẽ là yếu tố để nhà đầu tư quyết định xem có nên lựa chọn dịch vụ, sản phẩm hay không?
Như vậy bài viết trên đây chúng tôi đã giúp bạn giải đáp Executive Summary là gì và cách để thiết kế nên một Executive Summary chất lượng. Tùy vào loại hình kinh doanh và các dịch vụ công ty cung cấp, bạn hãy lựa chọn ra cách viết Executive Summary cho phù hợp nhất nhé! Executive Summary phải sử dụng ngôn từ phù hợp, ngắn gọn, súc tích nhưng bao quát được hết các hoạt động kinh doanh mới có thể đến gần hơn với khách hàng, với nhà đầu tư. Chúc bạn thành công và có được bản Executive Summary ấn tượng nhất!
